Stand: September 2026
TaxSpa Beratungs UG (haftungsbeschränkt)
Sittarder Straße 35, Einheit B19, 41748 Viersen
vertreten durch den Geschäftsführer Cihan Koc
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Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den Betrieb dieser Website, die Bearbeitung Ihrer Anfragen und die Erbringung unserer Leistungen erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung), lit. b (Vertrag oder Vertragsanbahnung), lit. c (rechtliche Verpflichtung) und lit. f (berechtigtes Interesse) DSGVO. Diese Website verwendet keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste und setzt keine Cookies zu diesen Zwecken ein.
Diese Website und das Mandantenportal werden bei der ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inh. René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland gehostet. Alle Daten werden auf Servern in Deutschland verarbeitet. Mit dem Hoster besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Der Hoster verarbeitet Daten nur nach unserer Weisung und ausschließlich zum Betrieb der Systeme.
Bei jedem Aufruf werden vom Server automatisch technische Daten gespeichert: IP-Adresse (gekürzt bzw. nach kurzer Zeit gelöscht), Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browser und Betriebssystem, zuvor besuchte Seite (Referrer). Diese Daten dienen der Sicherheit und Stabilität des Betriebs (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und werden nicht mit anderen Daten zusammengeführt. Sie werden spätestens nach 14 Tagen gelöscht, sofern kein Sicherheitsvorfall eine längere Aufbewahrung erfordert.
Alle Schriften (Playfair Display, Inter) und Stylesheets werden lokal von unserem Server geladen. Es findet keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen Drittanbietern statt.
Wenn Sie uns über das Kontaktformular, telefonisch oder per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Angaben (Name, Kontaktdaten, Inhalt der Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei allgemeinen Anfragen lit. f). Nachrichten aus dem Formular werden per E-Mail an uns übermittelt. Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage erledigt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen; wird aus der Anfrage ein Mandat, gelten die Fristen unter Ziffer 9.
Mandanten erhalten von uns persönliche Zugangsdaten für das Mandantenportal. Dort können Belege, Kassenberichte, Stundenmeldungen, Personalstammblätter, Anfragen, Nachrichten (Chat) und Terminwünsche übermittelt werden. Verarbeitet werden die Daten, die der Mandant hierbei eingibt oder hochlädt, sowie technische Daten der Nutzung (Anmeldung, Zeitpunkt, IP-Adresse zur Missbrauchsabwehr).
Zweck und Rechtsgrundlage: Erfüllung des Mandatsvertrags (Buchführung, Lohnabrechnung, Beratung) nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Pflichten nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Daten von Beschäftigten des Mandanten (Lohnbuchhaltung) verarbeiten wir im Auftrag und nach Weisung des Mandanten auf Grundlage eines Vertrags über Auftragsverarbeitung.
Sitzung und Cookies: Das Portal setzt ausschließlich ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, das für den Login erforderlich ist (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Es enthält keine personenbezogenen Daten und wird beim Abmelden bzw. nach Ablauf der Sitzung ungültig.
Speicherung: Übermittelte Belege werden im Portal nur bis zur Übernahme in die Buchhaltung vorgehalten und dort anschließend gelöscht. Die weitere Verarbeitung und die revisionssichere Aufbewahrung erfolgen in unserer Buchhaltungssoftware (siehe Ziffer 8).
Unsere Buchhaltung, Lohnbuchhaltung und die Aufbewahrung der Buchhaltungsunterlagen führen wir mit der Software der Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG, Oberaustraße 14, 83026 Rosenheim, im Wege des Application Service Providing (ASP). Die Daten werden dabei ausschließlich im Rechenzentrum von Agenda in Deutschland verarbeitet und gespeichert. Das Rechenzentrum ist nach ISO/IEC 27001 und ISO/IEC 20000-1 zertifiziert, arbeitet nach BSI-Grundschutz und verfügt über eine Konformitätsbescheinigung nach ISAE 3402 Typ II; Übertragung und Speicherung erfolgen verschlüsselt, Datensicherungen werden in einem getrennten Brandabschnitt vorgehalten. Agenda ist als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO für uns tätig; Buchhaltungsunterlagen werden dort revisionssicher und entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgelegt.
Automatisierte Belegerfassung: Zur Erfassung von Belegdaten (Betrag, Datum, Aussteller) nutzen wir einen spezialisierten Dienstleister für automatische Texterkennung, der als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO für uns tätig ist. Soweit die Verarbeitung außerhalb der EU erfolgt, ist sie durch die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) abgesichert; Belegdaten werden dort nur für die Dauer der Erkennung gespeichert und nicht zu eigenen Zwecken des Dienstleisters verwendet. Zugangsdaten und Lohndaten werden nicht übermittelt.
Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit es zur Erfüllung des Mandats erforderlich ist: an vom Mandanten benannte Stellen (z. B. dessen steuerlichen Berater), an Sozialversicherungsträger, Berufsgenossenschaften, Finanzbehörden und Krankenkassen im Rahmen der Lohnabrechnung sowie an den Hoster (Ziffer 3), Agenda und den Dienstleister für die Belegerfassung (Ziffer 8) als Auftragsverarbeiter. Buchführungsunterlagen bewahren wir nach den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften (§ 257 HGB, § 147 AO, § 14b UStG) sechs bis zehn Jahre auf; Lohnunterlagen nach § 41 EStG und § 28f SGB IV. Nach Ablauf der Fristen werden die Daten gelöscht.
Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt (TLS/HTTPS). Zugänge zum Mandantenportal sind durch persönliche Zugangsdaten geschützt; hochgeladene Dateien werden auf Schadinhalte geprüft und liegen außerhalb des öffentlich erreichbaren Bereichs. Der Zugriff auf Mandantendaten ist auf die mit dem Mandat befassten Mitarbeiter beschränkt.
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten.
Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für uns ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.
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